Die Buchführung hält alle finanziellen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens lückenlos und chronologisch fest. Jeder Vorgang wird schriftlich belegt und nachvollziehbar gemacht.
Sie ermöglicht es, Rechenschaft gegenüber Eigentümern, Behörden (z.B. Finanzamt) und anderen Interessierten abzulegen. Die Buchführung beweist, wie das Vermögen verwendet und verändert wurde.
Durch regelmäßige Buchführung kann das Unternehmen seine wirtschaftliche Lage überwachen. Abweichungen, Fehler oder Unregelmäßigkeiten werden frühzeitig erkannt und können korrigiert werden.
Am Ende eines Geschäftsjahres wird anhand der Buchführung der Gewinn oder Verlust des Unternehmens festgestellt. Dies geschieht durch die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanz.
Die Buchführungsdaten bilden die Basis für betriebswirtschaftliche Planungen, Kalkulationen und unternehmerische Entscheidungen. Sie helfen, zukünftige Entwicklungen besser einschätzen zu können.